Personvernerklæring for Nordfjord AutoService AS

1. Innledning og selskapsinformasjon

Denne personvernerklæringen beskriver hvordan Nordfjord AutoService AS behandler personopplysninger i forbindelse med vår virksomhet. Vi er opptatt av å beskytte ditt personvern og behandler personopplysninger i samsvar med gjeldende personvernlovgivning, herunder personvernforordningen (GDPR) og norsk personopplysningslov.

Behandlingsansvarlig: Nordfjord AutoService AS
Adresse: Nordfjordvegen 45, 6770 Nordfjordeid, Norge
E-post: [email protected]
Telefon: +47 57 86 42 19

Nordfjord AutoService AS er en virksomhet innen bil- og verkstedtjenester. Vi behandler personopplysninger når du kontakter oss, benytter våre tjenester, bestiller time, mottar tilbud, kjøper produkter eller tjenester, eller på annen måte er i kontakt med oss.

2. Innsamling og behandling av personopplysninger

Vi kan samle inn og behandle følgende kategorier av personopplysninger:

• Identitetsopplysninger: navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse og eventuelt fødselsdato.
• Kontaktopplysninger: informasjon du oppgir ved henvendelser, timebestilling eller kundeservice.
• Kunde- og avtaleopplysninger: kjøpshistorikk, servicehistorikk, bestillinger, fakturainformasjon og betalingsstatus.
• Kjøretøyopplysninger: registreringsnummer, bilmerke, modell, kilometerstand, service- og reparasjonshistorikk.
• Kommunikasjon: innhold i e-post, telefonhenvendelser, skjemaer og annen korrespondanse.
• Tekniske opplysninger: IP-adresse, enhetsinformasjon og bruksdata dersom du besøker våre digitale tjenester.
• Eventuelle opplysninger som er nødvendige for verkstedtjenester: for eksempel forsikringsopplysninger eller opplysninger knyttet til garanti- og reklamasjonssaker.

Vi samler som hovedregel inn opplysninger direkte fra deg. I noen tilfeller kan vi også motta opplysninger fra tredjeparter, for eksempel forsikringsselskaper, leasing- eller finansieringsselskaper, samarbeidspartnere eller offentlige registre når dette er nødvendig for å levere våre tjenester.

3. Formål med behandlingen

Vi behandler personopplysninger for følgende formål:

• å levere verksted-, service- og reparasjonstjenester
• å håndtere timebestillinger, tilbud, ordre og kundeservice
• å administrere kundeforhold, fakturering og betaling
• å dokumentere utført arbeid, servicehistorikk og garanti-/reklamasjonssaker
• å oppfylle lovpålagte krav, herunder regnskaps- og bokføringsplikter
• å kommunisere med kunder om avtaler, oppdateringer og relevante forhold knyttet til tjenestene
• å forbedre våre tjenester, drift og kundeopplevelse
• å ivareta sikkerhet, forebygge misbruk og håndtere tvister

4. Rettslig grunnlag for behandlingen

Behandlingen av personopplysninger skjer på ett eller flere av følgende rettslige grunnlag:

• Avtale: når behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale med deg eller for å gjennomføre tiltak før avtaleinngåelse.
• Rettslig forpliktelse: når vi er pålagt å behandle og oppbevare opplysninger etter lov, for eksempel regnskaps- og skatteregler.
• Berettiget interesse: når behandlingen er nødvendig for å ivareta våre legitime interesser, for eksempel drift, kundeservice, sikkerhet og dokumentasjon, forutsatt at dine interesser og grunnleggende rettigheter ikke går foran.
• Samtykke: når vi ber om ditt samtykke til bestemte formål, for eksempel markedsføring der dette er påkrevd.

5. Deling av personopplysninger og tredjeparter

Vi deler kun personopplysninger når det er nødvendig og i samsvar med gjeldende regelverk. Dette kan omfatte:

• leverandører av IT-systemer, drift, lagring og support
• regnskapsførere, revisorer og andre profesjonelle rådgivere
• betalingsleverandører og finansieringspartnere
• forsikringsselskaper, leasing- og bilfinansieringsselskaper når dette er nødvendig for tjenesteleveransen
• offentlige myndigheter når vi er rettslig forpliktet til å utlevere opplysninger
• andre verksted- eller samarbeidspartnere dersom dette er nødvendig for å utføre oppdraget

Alle tredjeparter som behandler personopplysninger på våre vegne, er underlagt databehandleravtaler eller tilsvarende forpliktelser som sikrer at opplysningene behandles forsvarlig og kun etter våre instrukser.

6. Overføring av personopplysninger til tredjeland

Som hovedregel behandler vi personopplysninger innenfor EØS. Dersom personopplysninger i enkelte tilfeller overføres til land utenfor EØS (tredjeland), skjer dette bare når det foreligger et gyldig overføringsgrunnlag i henhold til gjeldende personvernlovgivning, for eksempel EU-kommisjonens standard kontraktsklausuler eller andre godkjente sikkerhetsmekanismer.

Der det er relevant, gjennomfører vi nødvendige vurderinger og tiltak for å sikre et tilstrekkelig beskyttelsesnivå.

7. Lagringstid

Vi lagrer personopplysninger så lenge det er nødvendig for å oppfylle formålet de ble samlet inn for, eller så lenge vi er pålagt å oppbevare dem etter lov. Lagringstiden kan variere avhengig av opplysningstype og formål.

• Kunde- og avtaleopplysninger: lagres så lenge kundeforholdet varer og deretter i en periode som er nødvendig for dokumentasjon, reklamasjon og oppfølging.
• Regnskaps- og fakturadata: lagres i henhold til bokførings- og regnskapslovgivningen.
• Kommunikasjon og henvendelser: lagres så lenge det er nødvendig for å besvare og dokumentere saken.
• Markedsføringssamtykke: lagres til samtykket trekkes tilbake eller formålet opphører.

Når opplysningene ikke lenger er nødvendige, slettes eller anonymiseres de på en sikker måte.

8. Dine rettigheter

Du har rettigheter knyttet til våre behandlinger av personopplysninger. Med forbehold om lovens begrensninger kan du ha rett til å:

• Innsyn: få bekreftet om vi behandler personopplysninger om deg og få kopi av opplysningene.
• Retting: få uriktige eller ufullstendige opplysninger rettet.
• Sletting: få opplysninger slettet når vilkårene for dette er oppfylt.
• Begrensning: be om at behandlingen begrenses i visse situasjoner.
• Dataportabilitet: motta opplysninger du selv har gitt oss i et strukturert, alminnelig brukt og maskinlesbart format, der dette er relevant.
• Innsigelse: protestere mot behandling som bygger på berettiget interesse eller brukes til direkte markedsføring.

For å utøve dine rettigheter kan du kontakte oss via kontaktinformasjonen nederst i denne erklæringen. Vi kan be om ytterligere informasjon for å bekrefte identiteten din før vi behandler forespørselen.

9. Tilbaketrekking av samtykke

Dersom vi behandler personopplysninger på grunnlag av ditt samtykke, kan du når som helst trekke samtykket tilbake. Tilbaketrekking påvirker ikke lovligheten av behandlingen som fant sted før samtykket ble trukket tilbake.

Du kan trekke tilbake samtykke ved å kontakte oss på e-post eller telefon. Dersom du trekker tilbake samtykket, vil vi slutte å behandle opplysningene for det aktuelle formålet, med mindre vi har et annet rettslig grunnlag for behandlingen.

10. Rett til å klage

Dersom du mener at vår behandling av personopplysninger bryter med gjeldende regelverk, har du rett til å klage til relevant tilsynsmyndighet. I Norge er dette Datatilsynet.

Vi oppfordrer deg til å kontakte oss først, slik at vi kan forsøke å løse saken direkte og raskt.

11. Informasjonssikkerhet

Vi har iverksatt egnede tekniske og organisatoriske tiltak for å beskytte personopplysninger mot uautorisert tilgang, endring, tap, ødeleggelse eller annen ulovlig behandling. Tiltakene kan omfatte:

• tilgangsstyring og rollebaserte tilganger
• passord- og autentiseringsrutiner
• kryptering der det er hensiktsmessig
• regelmessig sikkerhetskopiering
• rutiner for håndtering av avvik og sikkerhetshendelser
• opplæring av ansatte i personvern og informasjonssikkerhet

Vi arbeider kontinuerlig med å forbedre våre sikkerhetstiltak for å sikre et høyt beskyttelsesnivå.

12. Kontaktinformasjon

Dersom du har spørsmål om denne personvernerklæringen eller vår behandling av personopplysninger, kan du kontakte oss:

Nordfjord AutoService AS
Nordfjordvegen 45, 6770 Nordfjordeid, Norge
E-post: [email protected]
Telefon: +47 57 86 42 19

13. Endringer i personvernerklæringen

Vi kan oppdatere denne personvernerklæringen ved behov, for eksempel ved endringer i våre tjenester, lovkrav eller behandlingsrutiner. Den til enhver tid gjeldende versjonen vil være tilgjengelig på våre kanaler eller ved forespørsel.

Ved vesentlige endringer vil vi, der det er relevant, informere deg på en egnet måte.